Politique de confidentialité

kelnexia / Protection des données

Politique de confidentialité

La protection de vos données personnelles fait partie des engagements de kelnexia. Lorsque vous consultez notre boutique de mobilier, créez un compte ou passez une commande, certaines informations sont nécessaires pour assurer le fonctionnement du site et vous fournir les services demandés.

La présente politique explique quelles données nous traitons, pour quelles raisons, avec quels destinataires et pendant combien de temps. Elle précise également les droits dont vous disposez et les moyens de les exercer.

Les traitements sont soumis au Règlement général sur la protection des données (RGPD), à la loi française Informatique et Libertés ainsi qu'aux autres dispositions applicables en matière de protection des données personnelles.

kelnexia est l'enseigne sous laquelle notre activité de vente en ligne de meubles est proposée aux consommateurs français.

Pour les opérations dont elle détermine les finalités et les moyens, l'entité exploitant kelnexia agit en qualité de responsable du traitement au sens de l'article 4 du RGPD.

À ce titre, elle veille à ce que les données personnelles soient traitées de manière licite, loyale et transparente, utilisées pour des finalités déterminées et conservées uniquement pendant une durée justifiée.

Les coordonnées de l'exploitant et le point de contact chargé des demandes relatives aux données personnelles figurent à la dernière section de cette politique.

Lorsqu'un délégué à la protection des données doit être désigné conformément aux dispositions applicables, ses coordonnées doivent être publiées et communiquées à l'autorité de contrôle compétente. En l'absence d'une telle désignation, les demandes peuvent être adressées directement au responsable du traitement.

Lorsque l'article 27 du RGPD impose la désignation d'un représentant dans l'Union européenne, les informations relatives à ce représentant doivent également être rendues accessibles aux personnes concernées.

Les informations traitées dépendent des services que vous utilisez et des interactions que vous avez avec notre boutique.

2.1. Données d'identification

Nous pouvons collecter votre nom, votre prénom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone ainsi que les informations que vous choisissez de communiquer lors d'une demande adressée au service client.

2.2. Coordonnées de livraison et de facturation

Pour traiter vos commandes de meubles, nous recueillons les adresses de livraison et de facturation, le code postal, la ville, le pays et les instructions de livraison que vous fournissez.

Ces données permettent notamment de préparer l'expédition, d'identifier le destinataire, d'établir les documents commerciaux et de gérer les éventuels incidents de transport.

2.3. Informations relatives aux commandes

Nous traitons les références des articles commandés, les quantités, les montants payés, les éventuelles remises, les dates de commande, les statuts de livraison, les demandes de retour et les échanges avec le service après-vente.

2.4. Informations de paiement

Les paiements sont traités par les prestataires de services de paiement utilisés lors de la transaction. Les données bancaires nécessaires au paiement sont communiquées aux acteurs autorisés à intervenir dans cette opération.

kelnexia peut recevoir les informations nécessaires au suivi de la transaction, telles que le montant, la date, le statut du paiement, une référence de transaction ou des données de paiement partiellement masquées.

Notre boutique n'a pas vocation à conserver les numéros complets de cartes bancaires ni leurs codes de sécurité dans ses dossiers de gestion commerciale.

2.5. Données de compte client

Lorsque vous utilisez un compte client, nous pouvons traiter votre identifiant, vos préférences, les informations de connexion nécessaires à l'authentification et l'historique de vos commandes.

Les éléments d'authentification doivent être protégés par des mécanismes adaptés. Les mots de passe ne doivent pas être conservés en clair.

2.6. Données de navigation

Lors de l'utilisation du site, certaines informations techniques peuvent être recueillies, notamment l'adresse IP, le type d'appareil, le navigateur, les pages consultées, les horaires de connexion et les données issues des cookies ou technologies similaires.

La collecte et l'utilisation de ces informations dépendent notamment des paramètres de confidentialité, des choix exprimés concernant les traceurs et des fonctionnalités effectivement activées.

2.7. Informations communiquées volontairement

Lorsque vous contactez notre équipe au sujet d'un meuble, d'une livraison ou d'une demande de garantie, vous pouvez transmettre des messages, des photographies ou des documents utiles au traitement de votre demande.

Nous vous invitons à ne transmettre que les informations nécessaires et à éviter de communiquer des données sensibles sans nécessité particulière.

Chaque traitement de données personnelles doit reposer sur une base juridique prévue à l'article 6 du RGPD.

3.1. Gestion des commandes et livraison

Les informations d'identification, de commande et de livraison sont utilisées pour confirmer les achats, préparer les meubles, organiser le transport et assurer le service après-vente.

Base juridique : exécution du contrat ou mesures précontractuelles prises à votre demande, conformément à l'article 6, paragraphe 1, point b du RGPD.

3.2. Gestion des comptes clients

Les données de compte permettent l'authentification, la consultation des commandes et l'utilisation des fonctionnalités associées à l'espace personnel.

Base juridique : exécution du service contractuel associé au compte client.

3.3. Assistance et gestion des réclamations

Nous utilisons les informations nécessaires pour répondre aux demandes de renseignements, gérer les problèmes de livraison, examiner les retours et traiter les demandes de garantie.

Base juridique : exécution du contrat, obligation légale ou intérêt légitime, selon la nature de la demande.

3.4. Communications commerciales

Lorsque vous y avez consenti, nous pouvons utiliser votre adresse électronique pour vous adresser des informations sur nos collections, nos nouveautés et nos offres commerciales.

Base juridique : consentement, lorsqu'il est requis par la réglementation applicable.

Dans les situations où la réglementation autorise la prospection auprès de clients existants pour des produits ou services analogues, ce traitement peut reposer sur l'intérêt légitime, sous réserve de la possibilité de s'y opposer facilement et gratuitement.

Le refus de communications commerciales n'empêche pas de passer commande ni de recevoir les messages indispensables à son exécution.

3.5. Sécurité et prévention de la fraude

Certaines données techniques et transactionnelles peuvent être utilisées afin de détecter les tentatives de fraude, protéger les comptes, vérifier les opérations suspectes et prévenir les accès non autorisés.

Base juridique : intérêt légitime tenant à la sécurité des transactions et à la protection du site, sous réserve de la mise en balance des intérêts et des droits des personnes concernées.

3.6. Analyse et amélioration du site

Des données de navigation peuvent être utilisées pour comprendre le fonctionnement du site, détecter des difficultés techniques et améliorer l'expérience d'achat.

Base juridique : consentement pour les traceurs qui y sont soumis, ou intérêt légitime pour certaines opérations techniques et mesures d'audience strictement conformes aux conditions d'exemption applicables.

3.7. Obligations légales et comptables

Certaines données sont conservées afin de répondre aux obligations de facturation, de comptabilité, de fiscalité, de protection des consommateurs et de coopération avec les autorités compétentes.

Base juridique : respect d'une obligation légale applicable au responsable du traitement.

Les informations indispensables à la validation d'une commande, à l'établissement des documents commerciaux, au paiement et à la livraison sont nécessaires à l'exécution de la vente.

Si ces informations ne sont pas fournies, il peut être impossible de finaliser la commande ou d'assurer la prestation demandée.

En revanche, la création d'un compte, l'inscription à des communications commerciales et l'acceptation des cookies facultatifs ne doivent pas être imposées lorsqu'elles ne sont pas nécessaires à l'achat.

Les champs obligatoires doivent être identifiables au moment de la collecte. Les informations facultatives peuvent être laissées vides sans conséquence sur les services qui n'en dépendent pas.

L'accès aux données personnelles est réservé aux personnes et aux prestataires qui en ont besoin pour accomplir une mission déterminée.

5.1. Prestataires de paiement

Les informations nécessaires au règlement des achats sont transmises aux prestataires de paiement et aux établissements financiers intervenant dans la transaction, conformément à leurs responsabilités respectives.

5.2. Transporteurs et partenaires logistiques

Les informations nécessaires à l'expédition, telles que le nom, l'adresse de livraison, les coordonnées utiles et les références de colis, peuvent être communiquées aux transporteurs chargés de l'acheminement des meubles.

5.3. Prestataires informatiques

Les prestataires chargés de l'hébergement, de l'exploitation technique de la boutique, de la maintenance, de la messagerie ou de la protection contre les incidents de sécurité peuvent accéder aux données nécessaires à leurs interventions.

Lorsque ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants, leurs interventions doivent être encadrées conformément à l'article 28 du RGPD.

5.4. Comptabilité, fiscalité et conseil

Certaines informations peuvent être transmises aux prestataires comptables, fiscaux ou juridiques pour satisfaire aux obligations applicables et assurer la défense de droits légitimes.

5.5. Autorités légalement habilitées

Nous pouvons communiquer des données aux autorités administratives ou judiciaires lorsqu'une disposition légale l'exige ou lorsqu'une demande juridiquement valable nous y oblige.

Les données ne sont pas destinées à être diffusées publiquement. Leur communication à des partenaires commerciaux à des fins de prospection suppose le respect des conditions d'information et de consentement éventuellement applicables.

L'exploitation d'une boutique en ligne peut nécessiter le traitement de certaines informations par des prestataires situés dans des pays extérieurs à l'Espace économique européen.

Compte tenu de l'organisation internationale de notre activité, des données relatives aux clients français peuvent notamment être traitées ou rendues accessibles depuis les États-Unis, selon les opérations et les prestataires concernés.

Lorsque ces opérations constituent un transfert international soumis au chapitre V du RGPD, elles doivent reposer sur un mécanisme juridiquement valable.

Selon le destinataire et le pays concerné, ce mécanisme peut notamment prendre la forme d'une décision d'adéquation de la Commission européenne ou de clauses contractuelles types assorties, lorsque cela est nécessaire, de garanties complémentaires.

Pour les destinataires américains, un transfert peut également relever du cadre de protection des données UE–États-Unis lorsque le destinataire est effectivement couvert par une certification valide et que les conditions applicables sont remplies.

La seule localisation d'un prestataire ou son appartenance à un groupe international ne suffit pas à établir qu'un transfert bénéficie de garanties adéquates.

Vous pouvez demander des informations complémentaires sur les destinations, les catégories de destinataires et les mécanismes de protection applicables aux transferts concernant vos données.

Les données sont conservées pendant une période proportionnée aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, puis supprimées ou archivées lorsque cela est nécessaire au respect d'une obligation légale ou à la défense de droits.

7.1. Commandes et exécution du contrat

Les données nécessaires à la gestion des commandes sont conservées pendant l'exécution de la relation commerciale et le traitement des obligations contractuelles, notamment en matière de livraison, de retour et de garantie.

Certaines données contractuelles pertinentes peuvent ensuite être archivées pendant 5 ans lorsque cette durée est justifiée par les délais de prescription applicables aux actions contractuelles, sans que cela autorise la conservation indifférenciée de toutes les données.

La garantie légale de conformité des biens neufs s'exerce en principe pendant 2 ans à compter de leur délivrance. Cette durée est distincte des délais de conservation des preuves et des documents comptables.

7.2. Factures et justificatifs comptables

Les factures et pièces justificatives comptables soumises aux obligations françaises de conservation sont conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l'exercice concerné, conformément à l'article L123-22 du Code de commerce.

Les contrats électroniques soumis à une obligation particulière d'archivage sont également conservés pendant la durée légalement applicable.

7.3. Données de compte client

Les données nécessaires à l'utilisation d'un compte sont conservées pendant son fonctionnement. Lorsqu'un compte reste inactif pendant 3 ans, sa nécessité est réexaminée et les données qui ne sont plus utiles doivent être supprimées ou archivées si une obligation légale le justifie.

La suppression du compte ne provoque pas l'effacement automatique des factures et documents que nous sommes légalement tenus de conserver.

7.4. Données de prospection commerciale

Les données des clients utilisées pour la prospection peuvent être conservées pendant la relation commerciale puis, en principe, pendant 3 ans après la fin de cette relation, conformément aux recommandations de la CNIL.

Pour les personnes n'ayant pas réalisé d'achat, une durée indicative de 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact actif peut s'appliquer.

En cas de retrait du consentement ou d'opposition, l'utilisation des données à des fins de prospection concernées cesse. Un minimum d'informations peut être conservé dans une liste d'opposition afin d'éviter tout nouvel envoi non souhaité.

7.5. Cookies et mesures d'audience

La durée de vie des cookies dépend de leur finalité et de leur nécessité. Pour certains traceurs de mesure d'audience répondant aux conditions d'exemption définies par la CNIL, une durée de 13 mois constitue une référence recommandée.

Les données produites par ces dispositifs de mesure d'audience exemptés peuvent, sous les conditions prévues par la CNIL, être conservées pour une durée maximale de référence de 25 mois.

Les choix de consentement ou de refus relatifs aux cookies sont généralement conservés pendant environ 6 mois, sous réserve des caractéristiques du dispositif utilisé et des exigences applicables.

Les cookies nécessaires à l'authentification ou au fonctionnement technique du site peuvent suivre des durées différentes, limitées à ce qui est nécessaire à leur finalité.

7.6. Demandes et échanges avec le service client

Les correspondances sont conservées pendant la période nécessaire au traitement de la demande, puis, lorsque cela se justifie, archivées pour une durée adaptée à la nature du litige ou aux obligations applicables.

Les cookies sont de petits fichiers enregistrés sur votre appareil lors de la consultation d'un site. D'autres technologies peuvent remplir des fonctions comparables.

Ils peuvent être utilisés pour maintenir une session, mémoriser certaines préférences, mesurer la fréquentation ou proposer des contenus publicitaires, selon les fonctionnalités effectivement activées.

8.1. Cookies strictement nécessaires

Ces cookies permettent notamment de gérer le panier, de maintenir une connexion, de sécuriser les paiements et de garantir les fonctionnalités essentielles du site.

Lorsqu'ils sont strictement nécessaires à la fourniture du service demandé ou à la transmission d'une communication, ils peuvent être utilisés sans consentement préalable, dans les limites prévues par la réglementation.

8.2. Cookies d'analyse et de performance

Ils servent à mieux comprendre la fréquentation du site, identifier les difficultés de navigation et évaluer les performances des pages.

Les traceurs de mesure d'audience nécessitant un consentement ne sont utilisés qu'après votre accord. Certains dispositifs strictement limités à la mesure d'audience peuvent être exemptés, sous réserve de satisfaire à toutes les conditions fixées par la CNIL.

8.3. Cookies publicitaires

Lorsque des services publicitaires sont activés, des traceurs peuvent être utilisés pour mesurer l'efficacité des campagnes, limiter la répétition des annonces ou proposer des publicités adaptées aux centres d'intérêt.

Ces traceurs ne doivent être déposés ou lus qu'après l'obtention du consentement requis.

8.4. Cookies de prestataires tiers

Certaines fonctionnalités peuvent s'appuyer sur des services fournis par des tiers, notamment pour les paiements, les statistiques ou la publicité.

Lorsque ces services utilisent des traceurs, leur identité et leurs finalités doivent être présentées dans l'interface de gestion du consentement, en fonction des outils réellement employés sur le site.

8.5. Gestion de vos préférences

Vous devez pouvoir accepter ou refuser les cookies non nécessaires avec une facilité comparable, sans qu'un refus vous empêche d'effectuer les opérations essentielles d'achat.

Votre consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque. L'absence de réponse ou la poursuite de la navigation ne constitue pas une acceptation valable des traceurs soumis à consentement.

Un mécanisme de gestion des préférences doit vous permettre de modifier vos choix et de retirer votre consentement à tout moment aussi facilement que vous l'avez donné.

Les paramètres du navigateur peuvent compléter cette gestion, mais ne remplacent pas, à eux seuls, un dispositif de recueil du consentement conforme.

La protection des informations personnelles repose sur des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la nature des données, aux risques identifiés et aux possibilités techniques disponibles.

Ces mesures comprennent notamment la sécurisation des connexions par des protocoles HTTPS/TLS, la gestion des autorisations d'accès, la protection des mécanismes d'authentification et la surveillance des incidents de sécurité.

L'accès aux informations clients doit être limité aux personnes autorisées et aux prestataires intervenant pour une finalité déterminée.

Les opérations de paiement doivent être réalisées à l'aide de solutions adaptées aux exigences de sécurité applicables au traitement des données de cartes bancaires, notamment le référentiel PCI DSS lorsqu'il est pertinent.

Les informations bancaires complètes ne doivent pas être accessibles aux équipes commerciales chargées de la gestion courante des commandes.

Nous veillons également à réduire les risques de divulgation accidentelle, de modification non autorisée, de perte ou d'utilisation abusive des informations personnelles.

Aucun système informatique ne peut garantir une absence absolue de risque. Les mesures de protection sont donc adaptées et réexaminées selon l'évolution des menaces et des services utilisés.

Lorsqu'un incident de sécurité susceptible d'affecter des données personnelles est identifié, sa nature et ses conséquences doivent être évaluées afin de déterminer les mesures correctives appropriées.

Conformément à l'article 33 du RGPD, une violation présentant un risque pour les droits et libertés des personnes doit, lorsque les conditions légales sont réunies, être notifiée à l'autorité de contrôle compétente dans les meilleurs délais et, si possible, dans les 72 heures après en avoir pris connaissance.

Lorsqu'une violation est susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, une information individuelle doit également être fournie conformément à l'article 34 du RGPD, sauf exception légale.

Les incidents sont documentés et les mesures nécessaires sont prises pour limiter leurs conséquences et réduire le risque de réapparition.

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez de plusieurs droits concernant vos données personnelles, dans les conditions et limites fixées par les textes applicables.

11.1. Droit d'accès

Vous pouvez demander la confirmation que des données vous concernant font l'objet d'un traitement, obtenir des informations sur leur utilisation et en recevoir une copie dans les conditions légales.

11.2. Droit de rectification

Vous pouvez demander la correction des informations inexactes ou la mise à jour des données incomplètes vous concernant.

11.3. Droit à l'effacement

Vous pouvez demander la suppression de vos données lorsque les conditions prévues par l'article 17 du RGPD sont réunies.

Ce droit n'est pas absolu. Certaines informations doivent être conservées lorsqu'une obligation légale, la constatation ou la défense de droits en justice le justifie.

11.4. Droit à la limitation du traitement

Dans les cas prévus par le RGPD, vous pouvez demander que l'utilisation de certaines informations soit temporairement limitée, notamment pendant l'examen d'une contestation relative à leur exactitude.

11.5. Droit à la portabilité

Pour les traitements remplissant les conditions légales, vous pouvez recevoir les données que vous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ou demander leur transmission à un autre responsable lorsque cela est techniquement possible.

11.6. Droit d'opposition

Vous pouvez vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à certains traitements reposant sur l'intérêt légitime.

Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale, sans avoir à motiver votre décision.

11.7. Retrait du consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Ce retrait n'affecte pas la licéité des traitements réalisés avant son intervention.

11.8. Décisions automatisées

Vous disposez également des garanties prévues par l'article 22 du RGPD lorsqu'une décision repose exclusivement sur un traitement automatisé et produit des effets juridiques ou similaires significatifs à votre égard.

11.9. Directives après le décès

Dans les conditions prévues par le droit français, vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.

Pour exercer vos droits, vous pouvez adresser une demande au point de contact indiqué à la fin de cette politique.

Afin de faciliter son traitement, nous vous recommandons de préciser la nature de votre demande et, si nécessaire, les informations permettant de retrouver les données concernées.

Une vérification proportionnée de votre identité peut être demandée lorsqu'il existe un doute raisonnable sur l'identité du demandeur. Aucun document d'identité n'est exigé systématiquement.

Conformément à l'article 12 du RGPD, une réponse doit être apportée dans les meilleurs délais et, en principe, dans un délai maximal de 1 mois à compter de la réception de la demande.

Ce délai peut être prolongé de 2 mois supplémentaires lorsque la complexité ou le nombre de demandes le justifie. Vous en serez informé dans le délai initial, avec les motifs de cette prolongation.

L'exercice des droits est en principe gratuit. Des frais raisonnables peuvent toutefois être demandés ou une demande refusée dans les cas légalement prévus, notamment lorsqu'elle est manifestement infondée ou excessive.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas les règles applicables.

Notre boutique de mobilier s'adresse principalement aux personnes disposant de la capacité juridique nécessaire pour effectuer des achats en ligne.

Nous ne cherchons pas à recueillir intentionnellement des données personnelles de mineurs à des fins de prospection commerciale.

Lorsque le traitement repose sur le consentement dans le cadre de services de la société de l'information directement proposés à un enfant, les règles spécifiques prévues par le RGPD et la législation française s'appliquent.

Si des données concernant un mineur ont été recueillies sans base juridique valable, les mesures nécessaires sont prises pour les supprimer ou en limiter le traitement.

Notre site peut contenir des liens vers des services extérieurs, notamment des pages d'information de transporteurs, des outils de paiement ou des sites permettant d'obtenir des renseignements complémentaires.

Lorsque vous accédez à un site exploité par un tiers, le traitement de vos données peut être soumis à la politique de confidentialité de cet organisme.

Nous vous invitons à consulter les informations relatives à la protection des données mises à disposition par ces services.

Cette distinction n'exonère pas kelnexia des responsabilités qui lui incombent lorsque des tiers traitent des données pour son compte ou lorsque des traitements sont réalisés sous une responsabilité conjointe.

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte d'une évolution de nos services, des méthodes de traitement des données, des prestataires utilisés ou des obligations réglementaires.

La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.

Les modifications sont rendues accessibles sur notre site. Lorsqu'un changement présente une importance particulière pour les personnes concernées, une information complémentaire est fournie par un moyen approprié.

Lorsqu'un nouveau traitement exige un consentement spécifique, celui-ci doit être recueilli avant sa mise en œuvre. Une simple modification de la présente politique ne peut remplacer ce consentement.

Nous vous invitons à consulter cette page lorsque vous souhaitez connaître les règles applicables à l'utilisation de vos données personnelles.

Pour toute question concernant cette politique, le traitement de vos informations personnelles ou l'exercice de vos droits, vous pouvez contacter kelnexia à l'aide des coordonnées suivantes.

Vous pouvez préciser dans votre message que votre demande concerne la protection des données personnelles afin qu'elle soit orientée vers l'interlocuteur compétent.

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